Wissensmanagement

Zuerst kommt die Struktur

Wissenstransfer ist zwar ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Organisationen. Ohne eine vernünftige Struktur ♻ laufen Bemühungen zum geordneten Transfer allerdings schnell ins Leere. Aufgrund der Bindung von Kapazitäten für ein Wissensmanagement sollte die Struktur daher gut durchdacht sein. Ein gut strukturiertes Wissensmanagement unterstützt die Anpassungsfähigkeit einer Organisation und sorgt für eine Weiterentwicklung ⛏im ständig veränderten Umfeld.

Die grundsätzliche Struktur des Wissensmanagements kann in verschiedene Hauptkomponenten unterteilt werden:

1. Wissensidentifikation 👀

Diese umfasst die Erkennung und Bestimmung von relevantem Wissen. Die Identifikation erfolgt durch die Analyse von Geschäftsprozessen, Mitarbeiterkompetenzen und vorhandenen Informationsquelle. Ziel ist es, wertvolles Wissen zu identifizieren, das zur Erreichung der Organisationsziele (Team, Gruppe, Abteilung, Unternehmen) beiträgt. Das klingt einfacher als es ist. Oft sind die wahren Quellen des Wissens nicht leicht zu enddecken und erfordern eine durchdachte Recherche.

2.Wissenserfassung 🖋

• Die Wissenserfassung bezieht sich auf die systematische Sammlung und Dokumentation von Wissen. Gängige Methoden sind Interviews, Beobachtungen, Dokumentenanalyse oder mittels technischer Tools wie Datenbanken und Erfassungsapps. Die Erfassung kann auch direkt mit der Wissensverteilung, also mit der Weitergabe von Knowhow verknüpft werden. So erspart man sich doppelte Aufwände, wenn Wissensgespräche gleich dokumenteiert und geordnet abgelegt werden (Siehe Methoden)

3. Wissensspeicherung 📑

• Die Wissensspeicherung beinhaltet die sichere und strukturierte Ablage von Wissen in geeigneten Systemen. Dies kann innerhalb physischer rund digitaler Dokumente, Datenbanken oder Cloud-basierte Datensammlungen passieren. Eine effektive Speicherung muss neben der Dokumentation zusätzlich sicherstellen, dass Wissen leicht wiedergefunden und genutzt werden kann.

2. Wissensverteilung und Transfer 🎬

• Die Wissensverteilung umfasst die Weitergabe von Wissen an die richtigen Personen zur richtigen Zeit. Dies kann durch Schulungen, Meetings, digitale Plattformen oder informelle Netzwerke erfolgen. Ziel ist es, Knowhow zu teilen, und dass an den richtigen Stellen. Hierfür eignen sich verschiedene Methoden, weil Einzelpersonen- und Gruppenmethoden (Siehe Methoden) Allerdings braucht auch keine Raketenwissenschaft daraus gemacht werden. Alles, was im Personenkreis funktioniert, ist gut.

3. Wissensnutzung 📐

• Die Wissensnutzung bezieht sich auf die Anwendung des gesammelten und geteilten Wissens zur Lösung von Problemen, zur Entscheidungsfindung und zur Steigerung Innovation auf vorhandenem Wissen. Die Wissensnutzung erhöht sich wie bei allen anderen Methoden mit der Anzahl der Durchläufe, also mit dem Aufbau der Erfahrungen zur Nutzung. Das Zusammenspeil von Personen und verschiedenen Wissensspeichern (Abgelegt oder in den Köpfen der Wissensträger muss sich einschleifen. Durch regelmäßige Anwendung spiele die einzelnen Teile besser ineinander. Wichtig ist hier zu starten und erst dann ins Feintuning zu gehen.

Was ist bekannt und wird dennoch ignoriert

Das Wissensmanagement zentral bedeutend, um die Zusammenarbeit, Effizienz, Entscheidungsfindung und letztendlich auch die Wirksamkeit innerhalb einer Organisation oder eines Fachbereichs zu steigern. 💎

Trotz der allgemeinen Bekanntheit des Themas Wissensmanagement und der verbreiteten Einschätzung einer hohen Wichtigkeit befassen sich viele Führungskraft nur am Rande damit.

Ein strukturierter Aufbau und eine längerfristig laufende Integration in operativen Abläufen ist eine Seltenheit. Besonders in Zeiten des immensen Fachkräftemangels im Infrastrukturbereich und der Versorgungswirtschaft wird dem Wissensmanagement viel zu wenig Aufmerksamkeit 👀 zugewendet.

Die Frage ist warum, und wie kann man das ändern!

Warum ist Wissensmanagement essenziell?

Eine Befassung mit diesem Thema ist kein Hexenwerk🧙‍♂️. Wissensmanagement umfasst die Erfassung, Organisation, Verteilung und Nutzung von Wissen. Das steigert die Leistungsfähigkeit, die Zusammenarbeit und Innovationskraft enorm und vor allem nachhaltig. Ein Wissensmanagement ermöglicht es, vorhandenes Wissen optimal zu verarbeiten und neues Wissen schnell nutzbar zu machen. 📑

Ohne Wissenstransfer kann ein Fachbereich nicht effektiv funktionieren. Es entstehen Wissenssilos bei einzelnen Personen, das Isolierte Wissen wird sehr eingeschränkt genutzt, kann sich durch fehlenden Austausch nicht weiterentwickeln und verlässt den Fachbereich oder die Organisation bei Austritt von Personen unumkehrbar. In der Folge sinkt die Problemlösungsfähigkeit enorm, da bestehende Lösungen nicht genutzt, sondern immer wieder erstellt werden müssen. So kann keine wirksame 💫Organisation bestehen

Ist Wissensmanagement Aufgabe der Führung oder des Fachbereichs? Beides!

Jede Führungskraft ist verantwortlich für die strategische Ausrichtung, die Erreichung der spezifischen Ziele und der operativen Funktionsfähigkeit ⚡in seiner Organisationseinheit. Zwar wird in großen Unternehmen meist der „Wissenstransfer“ zusammen mit anderen Personalthemen Thema in der zentralen Personalentwicklung verortet. Das ist jedoch kein Grund für eine Führungskraft, sich auch andere Unternehmensbereiche zu verlassen. Ganz im Gegenteil!

Selbst in die Hand nehmen! ✋

Die Verantwortung liegt bei der Führungskraft und dem Fachbereich selbst, nicht in unterstützenden Unternehmenseinheiten. Zumal in den meisten Unternehmen ein strukturiertes Wissensmanagement aufgrund der weitbekannten Ressourcenknappheit auch in den Einheiten der Personalentwicklung gar nicht oder auf sehr kleiner Flamme 🔥 vorangetrieben wird. Es ist nunmal ein mittel- bis langfristiges Thema und fällt in der Priorität schnell hinter die kurzfristigen Themen zurück.